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Prefeitura de São Bernardo do Campo (SP) começa 2009 com novo sistema de Prestação de Contas
09/01/2009
Já está concluído o primeiro módulo do Sistema Web para Prestação de Contas desenvolvido pela SIGMA para a Prefeitura de São Bernardo do Campo (SP). Trata-se de um portal que em termos simples informatizará toda a prestação de contas dos convênios firmados entre o município e entidades. Com a ferramenta, a prefeitura, através da controladoria - órgão ligado ao executivo que funciona como um fiscalizador interno – além de ter disponíveis as prestações de contas, também fará todo o controle e o gerenciamento dos processos.
Os convênios são firmados principalmente entre a P.M.S.B.C e a Associação de Pais e Mestres das escolas municipais. A solução vai facilitar o trabalho da controladoria que terá fácil acesso a todo o processo envolvendo o desenvolvimento do convênio e a aplicabilidade dos recursos.
Segundo um dos responsáveis técnicos do projeto, Alex Mognon, a idéia de informatizar toda a prestação de contas começou a ser amadurecida há cerca de dois anos. A equipe da controladoria sabia que não seria um trabalho fácil, pois o universo que envolve os convênios é muito complexo. Começou então um trabalho de busca por alguma solução que atendesse às expectativas. “Pesquisamos muito no mercado e não achamos nada pronto que pudesse dar conta de tudo que pretendíamos. A idéia era ganhar tempo, otimizar e desburocratizar. Nenhum programa era completo o suficiente. Diante disso, optamos por fazer um estudo de base em busca de desenvolver um sistema com o nosso jeito”, diz Mognon. A solução sob medida, especialidade da SIGMA, começou a ser desenvolvida depois que a empresa venceu o processo licitatório. O primeiro módulo, já finalizado, será a ferramenta que fará um cadastro único das entidades do terceiro setor de São Bernardo do Campo. Todos os que prestam serviços ou recebem verbas deverão constar no cadastro. Cada entidade terá uma senha e um login para acessar o sistema e via on-line inserir dados como o plano de trabalho e a documentação necessária. Os planos serão aprovados depois de haver a identificação do objeto a ser executado; a meta que deve ser atingida; quais as etapas do programa; o cronograma de desembolsos e a fonte de recursos. Com a implantação do módulo 2, já em desenvolvimento, será possível fazer toda prestação de contas dos convênios. Até agora tudo era feito manualmente, com ofícios, relatórios e calhamaços de papel encaminhados à controladoria, o que significa muito tempo gasto para a análise e possibilidade de erros. Através do novo sistema as entidades terão um prazo para fazer a prestação de contas pela internet. Os equívocos serão eliminados e quando houver problemas na prestação de contas, como previsão de gastos fora do cronograma, o sistema automaticamente bloqueará a liberação de verbas, o que evitará um dos grandes problemas relativos aos convênios, segundo Mognon. “Temos uma grande dificuldade, porque as vezes liberamos recursos e as entidades acabam se equivocando e fazendo despesas impróprias. Hoje com todo processo feito via papel só conseguimos detectar os erros meses depois quando já é praticamente impossível consertar. Com o uso da ferramenta desenvolvida pela SIGMA os erros serão detectados a tempo de serem corrigidos ou antes mesmo de eles acontecerem”, comemora.
Outro ponto fundamental para a Prefeitura de São Bernardo do Campo é a gerência dos processos dos convênios e das prestações de contas. Todos os anos cerca de R$ 250 milhões são destinados às entidades, ou 10% do orçamento do município e o gerenciamento dessa verba era assunto complicado até agora. Para o analista de controladoria da Prefeitura e gerente de negócios do projeto, Eduardo Gavinelli Candotta, informatizar todo esse processo é um grande ganho para o município. “Conseguir gerenciar de forma eficiente toda parte de prestação de contas é nosso grande objetivo. Hoje perdemos muito em gestão, em controle. A solução vai melhorar todo sistema, vai agilizar e assim criar mais eficácia no controle. Para nós haverá uma grande mudança na parte de serviços. Atualmente são tantos processos que não damos conta da demanda. Com o sistema ficará mais fácil e mais seguro para todos, gestor e entidades. Além disso, teremos uma transparência muito maior na gestão dos recursos públicos”. Outra vantagem, segundo Candotta, é a redução de custo operacional. “Eliminaremos papel, retrabalho, e com o sistema on-line ficará muito mais fácil acompanhar essa prestação de contas e ainda atender as exigências do Tribunal de Contas do Estado de São Paulo que periodicamente deve receber relatórios dos convênios e anualmente relatórios das prestações de contas de todas as entidades”. Ainda será possível ter a comparação de preços entre uma entidade e outra, os relatórios das empresas que mais forneceram para esses convênios, o que para a controladoria é uma ferramenta muito importante.
Com o funcionamento do sistema a todo vapor a Prefeitura de São Bernardo do Campo terá o cadastro universal das entidades, a ferramenta para prestação de conta on-line e geração de relatórios gerenciais para aprofundar e melhorar a aplicabilidade dos recursos. A equipe, que até então tinha que dedicar esforços para análise de pilhas de papéis, poderá fazer o acompanhamento in loco da utilização dos recursos públicos pelas entidades. “Será uma espécie de auditoria no lugar onde o dinheiro está sendo aplicado. Nossa equipe estará auxiliando e auditando esses recursos na rua”.
O colaborador da SIGMA, Fábio Calarga, responsável e analista do projeto, diz que o sistema trará benefícios à Prefeitura Municipal de São Bernardo do Campo em vários sentidos. O primeiro deles é o controle rígido dos cadastros das entidades, com informações precisas de cada uma e a possibilidade da emissão de relatórios sintéticos e analíticos das entidades que requerem recursos da Prefeitura. Também haverá a padronização dos planos de trabalho. “Antes da implantação do sistema, cada entidade apresentava um modelo diferente de plano de trabalho, muitas das vezes de maneira errônea e incompleta, fazendo com que o processo muitas das vezes atrasasse. Com o sistema, os planos de trabalho seguem os padrões exigidos pelo Tribunal de Contas do Estado de São Paulo e a aprovação é direcionada automaticamente para os gestores responsáveis para cada ramo de atividade das entidades, onde eles poderão analisar de maneira eletrônica os planos e assim aprová-los ou reprová-los. Assim, a entidade obterá o resultado da análise em tempo real”. Para Calarga, outro grande benefício provido pelo sistema é agilidade com que a entidade poderá lançar suas despesas e o extrato bancário, para que posteriormente a controladoria possa analisar e auditar os dados lançados utilizando da conciliação bancária realizada pelo sistema, trazendo ganhos na produtividade do setor. “Haverá a redução substancial da possibilidade de existência de fraudes na aplicação do dinheiro público. Com a solução desenvolvida, com certeza, a Prefeitura de São Bernardo do Campo será referência no que se refere a prestação de contas de recursos públicos, além de servir de modelo para as demais prefeituras do país”, diz.
Criar soluções para fazer a gestão de convênios como manda a lei é uma das especialidades da SIGMA. Assim, a equipe desenvolveu com muita tranqüilidade e conhecimento uma excelente solução para a P.M.S.B.C. O portal vai estar aberto à prefeitura, entidades e órgãos de fiscalização através do site: www.saobernardo.sp.gov.br.
Fonte: Assessoria SIGMA - Joice Hasselmann
